De Oase Stichting OASE Privacy

Privacyverklaring - Stichting voor Jeugd en Recreatie Oase

Stichting voor Jeugd en Recreatie Oase, gevestigd aan Stadsheidelaan 3 7004 JE Doetinchem, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens

www.oasekampen.nl
Postbus 75
7090 AB Dinxperlo
+31 70 3271753 (administratie)

De heer E. Zuurman is de Functionaris Gegevensbescherming van Stichting voor Jeugd en Recreatie Oase. Hij is te bereiken via e.zuurman@oasekampen.nl.

Persoonsgegevens die wij verwerken

Stichting voor Jeugd en Recreatie Oase verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

- Voor-, roep-  en achternaam (Personalia)
- Geslacht (Personalia)
- Geboortedatum (Personalia)
- Adresgegevens
- Telefoonnummer
- E-mailadres
- Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt, in correspondentie en telefonisch
- Referentiegegevens
- Bankrekeningnummer

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

Stichting voor Jeugd en Recreatie Oase verwerkt de volgende bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens van u:

- Godsdienst of levensovertuiging
- Gezondheid, waaronder contactgegevens van huisarts en zorgverzekering
- Gegevens van personen jonger dan 16 jaar
- Foto’s en/of video’s

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. Wij kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via e.zuurman@oasekampen.nl, dan verwijderen wij deze informatie.

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

Stichting voor Jeugd en Recreatie Oase verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

- Het organiseren van jongerenkampen.
- Het afhandelen van uw betaling.
- Verzenden van onze nieuwsbrief en/of flyer en/of folder.
- U te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren.
- U te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten.
- U contact te kunnen laten leggen met andere deelnemers aan de jongerenkampen en/of onze medewerkers.
- Het leveren van foto’s en/of video’s van de jongerenkampen.
- Het tijdens calamiteiten over noodzakelijke medische en contactgegevens te kunnen beschikken.
- Stichting voor Jeugd en Recreatie Oase verwerkt ook persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals gegevens die wij nodig hebben bij controle door de Belastingdienst.

Wij verwerken deze persoonsgegevens omdat u ons hiervoor toestemming geeft of met ons overeenkomt gebruik te maken van onze diensten (het organiseren van jongerenkampen). In geval van calamiteiten is het van vitaal belang dat wij deelnemers terzijde kunnen staan met door u verstrekte medische gegevens.

Geautomatiseerde besluitvorming

Stichting voor Jeugd en Recreatie Oase neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma's of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Stichting voor Jeugd en Recreatie Oase) tussen zit.

Stichting voor Jeugd en Recreatie Oase gebruikt de volgende computerprogramma's of -systemen:
- Microsoft Excel, voor registratie en verwerking van gegevens. Het bestand (en back-up) wordt gebruikt, opgeslagen en bewaard op een computer die beveiligd is door middel van actuele en up-to-date beschermingssoftware.
- ‘OASE Aanmeldingen’, een online websysteem waarin de administratie van aanmeldingen van deelnemers en medewerkers wordt afgehandeld. Het systeem is ondergebracht op een server waarvan de beheerder volledig voldoet aan de wettelijke eisen voor privacy. De server wordt voortdurend up-to-date gehouden en de beveiliging wordt maandelijks gecontroleerd en zo nodig bijgewerkt.

Hoe lang wij persoonsgegevens bewaren

Stichting voor Jeugd en Recreatie Oase bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens:

- Personalia > tot maximaal 5 jaar na uw verstrekking
- Adresgegevens > tot maximaal 5 jaar na uw verstrekking
- Telefoonnummer > tot maximaal 5 jaar na uw verstrekking
- E-mailadres > tot maximaal 5 jaar na uw verstrekking
- Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt, in correspondentie en telefonisch > tot maximaal 5 jaar na uw verstrekking
- Godsdienst of levensovertuiging > tot maximaal 2 jaar na beëindiging van uw actieve betrokkenheid bij Stichting voor Jeugd en Recreatie Oase
- Gezondheid, waaronder dieetgegevens, contactgegevens van huisarts en zorgverzekering > tot maximaal 2 jaar na uw verstrekking
- Referentiegegevens > tot maximaal 2 jaar na beëindiging van uw actieve betrokkenheid bij Stichting voor Jeugd en Recreatie Oase
- Bankrekeningnummer > tot maximaal 7 jaar na uw verstrekking
- Foto’s en/of video’s > tot maximaal 5 jaar na het betreffende jongerenkamp

Gegevens om contact met u te leggen voor het organiseren en aanbieden van (toekomstige) jongerenkampen bewaren wij maximaal 5 jaar. Gegevens gerelateerd aan gezondheid en godsdienst of levensovertuiging bewaren wij zo kort mogelijk.

Delen van persoonsgegevens met derden

Stichting voor Jeugd en Recreatie Oase verkoopt uw gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Beperkte gegevens worden verstrekt aan deelnemers uit hetzelfde jongerenkamp om contact te kunnen leggen voor gezamenlijk reizen/vervoer.

Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Stichting voor Jeugd en Recreatie Oase blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Het gaat hierbij om:
- De host van onze website voor verzending van de door u ingevulde online formulieren, en het plaatsen van de foto’s en/of video’s
- Een drukkerij (alleen naam- en adresgegevens)
- Een mailserver (alleen naam en e-mailadres)

Voor toegankelijkheid van de gegevens voor het bestuur en de medewerkers maken wij gebruik van een clouddienst (ISO 27018 gecertificeerd) en het online websysteem ‘OASE Aanmeldingen’.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

Stichting voor Jeugd en Recreatie Oase gebruikt alleen technische en functionele cookies op haar website ten bate van het online websysteem ‘OASE Aanmeldingen’. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

Social media

Deze privacyverklaring is ook van toepassing op onze social media accounts. Lees de privacyverklaringen van de respectievelijke social media-kanalen om te weten hoe zij met uw privacy omgaan:

- Facebook: https://www.facebook.com/privacy/explanation
- Twitter: https://twitter.com/en/privacy
- Instagram: https://www.instagram.com/about/legal/privacy/

YouTube

Wij embedden mogelijk YouTube video's op onze website. YouTube (Google) plaatst cookies om te zien welke video's u bekijkt. Google plaatst ook cookies die ervoor zorgen dat voor u relevantere advertenties worden weergegeven. Informatie over het gebruik van cookies door Google vindt u hier: https://policies.google.com/technologies/ads.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Stichting voor Jeugd en Recreatie Oase en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar e.zuurman@oasekampen.nl.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. Wij reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek.

Stichting voor Jeugd en Recreatie Oase wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Stichting voor Jeugd en Recreatie Oase neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met onze Functionaris Gegevensbescherming via e.zuurman@oasekampen.nl.